作者：吳尚昆
看過不少介紹知識管理或工作流程的書，總是覺得許多作者把事情弄複雜了，或許是因為作者太聰明（或自認聰明），覺得想當然爾，但實際上可操作性不高。本文介紹這三本書的作者不一樣，他們都曾經被醫生或老師認為是學習障礙者，或許他們從切膚之痛出發，正可以對症下藥。
現代人面臨網路時代的焦慮之一就是資訊爆炸，腦容量不夠－－無論是儲存還是處理。市面上有許多工具書試圖解決我們的焦慮，這十幾年我看過印象最深刻、最受用的三本書，恰好作者都有傳統上所認定的學習障礙，無論是運用科技工具或是檢討精進工作流程，反而都幫助他們好好的面對學習、工作與人生。
用搜尋代替記憶
第一本是2010出版的《Google時代一定要會的整理術：連結人腦、人性、科技，有效掌控資訊與思緒》（Getting Organized in the Google Era:How To Get Stuff Out Of Your Head, Find It When You Need It, and Get It Done Right）。
作者Douglas C. Merrill是Google前任資訊長，曾被美國著名IT雜誌《eWeek》評選為「全球IT業百大最具影響力人物」。他自小患有失讀症，數學老是學不好，閱讀上也有障礙。因為自身學習歷程太艱辛，作者花了許多時間試圖找出導致學習障礙的原因，後來在普林斯頓大學取得認知科學博士學位。
這本書的重點是：
1.人的大腦最多就能「擠進」7件事，所以不要苛求自己的大腦，也不要太相信自己的記憶。 2.什麼東西都往Google（作者當時是用gmail）丟就對了，也不用太整理，想要找的時候利用搜尋功能即可，減輕大腦負擔。 3.Gmail不用清理，反正容量很大。（這點現在當然不行）
手寫的擁護者
第二本是2018出版的《子彈思考整理術：釐清超載思緒，化想法為行動， 專注最重要的事，設計你想要的人生》（THE BULLET JOURNAL METHOD: Track the Past, Order the Present, Design the Future）。
作者Ryder Carroll從小就被診斷患有「注意力缺失症」，各種醫療手段好像也沒有太大的幫助，經過不斷的摸索，他創造了「子彈筆記系統」，幫助自己與人們取回生活主導權。
本書的重點是：
1.手寫筆記才能專注當下。建議天天要寫要看。
2.核心精神是「追蹤過去，釐清現在，設計未來」。
3.筆記本要有頁碼，製作索引頁。
4.每個月或每個週期「轉移」未完成工作清單很重要。
第二大腦
第三本是2023年出版的《打造第二大腦：多一個數位大腦，資訊超載時代的高效能知識管理術》（BUILDING A SECOND BRAIN：A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential）。
作者Tiago Forte被中學老師評定為「注意力不集中」，在大學三年級因不明疾病而短期失憶、腦力退化，他在治療過程中，將厚達數百頁的病歷和醫囑轉化成數位檔案，便於搜尋、重新整理、加上註解，與醫生溝通並引導出回診時應檢視的問題，找出解決之道。他練成一套名為「第二大腦」的數位知識管理系統，這本書大受好評，包括前面提到的Ryder Carroll等關於學習與整理的暢銷書作家都極為稱讚。
本書的重點是：
1.不要把所有細節記在大腦中，最珍貴記憶、想法與知識儲存在「第二大腦」（自建的數位知識庫，即檔案、資料夾或雲端硬碟），隨需取用。自己的大腦可以用來做更珍貴、更重要的事。 2.第二大腦的四大基本功能： 1）使我們的構想具體化。 2）揭開不同想法之間各種新的連結方式。 3）使我們的種種構想與時俱進。 4）強化我們的獨特觀點。 3.核心運作的「CODE法」：獲取（Capture）、組織（Organize）、萃取（Distill）、表達（Express）。 4.知識管理最容易卡關處在於蒐集大量資料後無法組織及運用。建議採取P（專案）A（領域）R（資源）A（檔案庫）的架構管理模式，它組夠資訊的方法是以可操作性為基礎，而非資訊本身的類型。
運用心得
以上三本書對我都很受用，這幾本書都不是光講方法技巧，而是提到了不少理念跟思索，如此才能因應需求，達到真正的「客製化」。
第一本書告訴我不要相信自己的記憶（也不要相信別人的記憶）。我曾遵循第一本理念，利用一個專用的Gmail給團隊當備份資料庫，加上適當的標籤就好，這等於多了另一個備份工具。現在的郵件軟體也可以方便簡單設定就能直接分類，這對需要面對很多客戶或專案的工作來說，簡單實用。
第二本子彈筆記對於這幾年的工作與學習幫助很大，特別是「轉移」未完成工作，可以改善我的拖延症；另外，所有的工作及學習都從筆記本開始，解決瞎忙困境；用手寫筆記也確實幫助專注。我曾買了好幾本送給團隊同仁及好友。
現代的數位化環境太好了，手寫筆記很容易被忽略或忘記，而用平版電腦也可以有手寫的氛圍，加上不少實用的平台，更能有利整合大量的數位資訊，看到第三本書的方法，確實深獲我心，現在我用Goodnote寫工作日誌、閱讀記錄、讀書筆記，全部整合在一起，方便很多。
打造第二大腦一書也推薦了幾個幫助建立第二大腦的APP，例如EVERNOTE、OBSIDIAN、ONENOTE、NOTION等，作者也有影片，針對不同類型的工作者提供介紹。
這幾年我的工作團隊用Notion，跨平台、可協作，結合子彈筆記及卡片式管理案件，每項工作從Notion開始，從Notion結束，方便團隊同仁能即時、完整掌握，效果還可以。
未來試著用第三本書的觀念，繼續打造可操作的知識管理系統。